Apostilė – tai tarptautinis dokumento autentiškumo patvirtinimas, pripažįstamas visose Hagos konvencijos šalyse narėse. Ji patvirtina dokumento išdavusios institucijos ir parašo tikrumą – bet ne dokumento turinį ir ne jo vertimą. Tai skirtumas, kurio daugelis žmonių nesupranta tol, kol dokumentas grąžinamas atmestas.
Kuo apostilė skiriasi nuo notarinio patvirtinimo ir vertimo
Apostilė, notarinis patvirtinimas ir vertimas yra trys atskiri veiksmai, kurie dažnai reikalingi kartu – bet kiekvienas atlieka skirtingą funkciją.
Apostilė patvirtina, kad dokumentą išdavė reali institucija ir kad parašas ant jo yra tikras. Ji neliečia turinio.
Notarinis patvirtinimas liudija, kad kopija atitinka originalą, arba patvirtina parašo tikrumą – priklausomai nuo situacijos. Lietuvoje notaras taip pat gali patvirtinti vertimo tikrumą.
Vertimas – tai dokumento turinio perkėlimas į kitą kalbą. Oficialus dokumentų vertimas turi būti atliktas sertifikuoto arba prisiekusio vertėjo, kad būtų pripažintas užsienio institucijų.
Kai reikalingi visi trys, seka paprastai tokia: pirmiausia gaunate originalų dokumentą iš institucijos, tada apostilę, tada verčiate – nes apostilė turi būti ant originalaus dokumento, o ne ant vertimo.
Kada apostilė reikalinga
Apostilė reikalinga tada, kai oficialus Lietuvos dokumentas turi būti pripažintas kitoje Hagos konvencijos šalyje. Konvenciją yra pasirašiusios daugiau nei 120 valstybių, tarp jų visos ES šalys, JAV, Jungtinė Karalystė, Australija ir daugelis kitų.
Dažniausios situacijos, kai apostilė būtina:
- Emigracija ir gyvenamosios vietos keitimas – gimimo liudijimas, santuokos ar skyrybų dokumentai
- Studijos užsienyje – brandos atestatas, bakalauro ar magistro diplomas
- Darbo pradėjimas užsienyje – kvalifikacijos patvirtinimo dokumentai
- Verslo steigimas užsienyje – įmonės registracijos dokumentai, įstatai
- Nekilnojamojo turto sandoriai – savininko teisę patvirtinantys dokumentai
- Paveldėjimo procedūros kitoje šalyje – testamentai, mirties liudijimai
Svarbu: ne visoms šalims reikia apostilės. Su kai kuriomis valstybėmis Lietuva turi dvišalius susitarimus, pagal kuriuos dokumentai pripažįstami ir be apostilės. Prieš pradėdami procedūrą, pasitikrinkite konkrečios šalies reikalavimus.
Kaip gauti apostilę Lietuvoje
Apostilę Lietuvoje išduoda kelios institucijos – priklausomai nuo dokumento tipo.
Teisingumo ministerija – civilinės metrikacijos dokumentams: gimimo liudijimams, santuokos, skyrybų, mirties dokumentams.
Švietimo, mokslo ir sporto ministerija – išsilavinimą patvirtinančiems dokumentams: diplomams, atestatams, pažymėjimams.
Užsienio reikalų ministerija – notarų patvirtintiems dokumentams ir kitiems oficialaus pobūdžio dokumentams.
Vyriausybės kanceliarija – Seimo, Vyriausybės ir Prezidentūros išduotiems dokumentams.
Procedūra paprastai apima tris žingsnius: pateikiate originalų dokumentą atitinkamai institucijai, sumokate nustatytą rinkliavą ir gaunate dokumentą su apostilės žyma. Laikas – dažniausiai nuo kelių dienų iki dviejų savaičių, priklausomai nuo institucijos ir užkrovimo.
Kokia tvarka: pirmiausia apostilė ar vertimas
Tai praktinis klausimas, į kurį dažnai atsakoma neteisingai – ir tada tenka kartoti procedūrą.
Teisinga tvarka: pirmiausia apostilė, tada vertimas.
Apostilė turi būti ant originalaus dokumento. Kai vertėjas išverčia dokumentą su apostilės žyma, vertimas apima ir pačios apostilės tekstą – taip užsienio institucija gauna visą dokumentą vienoje vietoje: originalą su patvirtinimu ir jo vertimą.
Jei pirma išverstas dokumentas, o apostilė gaunama vėliau – apostilės tekstas lieka neišverstas ir gali prireikti papildomo vertimo arba pakartotinės procedūros.
Išimtis: kai kurios šalys priima apostilę ir vertimą kaip atskirus dokumentus – tačiau tai reikia patikslinti konkrečioje institucijoje, kuriai dokumentai skirti.
Dažniausios klaidos apostilės procedūroje
Kreipiamasi į netinkamą instituciją. Kiekvienas dokumento tipas turi savo apostilę išduodančią instituciją. Diplomą reikia tvirtinti Švietimo ministerijoje, ne Teisingumo.
Apostilė gaunama ant kopijos, ne originalo. Apostilė turi būti ant originalaus dokumento arba notaro patvirtintos kopijos – paprastas kopijavimo aparato atspaudas netinka.
Pamiršta, kad apostilė turi galiojimo laiką. Formaliai apostilė neturi galiojimo termino, tačiau daugelis užsienio institucijų reikalauja, kad dokumentas būtų išduotas ne seniau kaip prieš 3–6 mėnesius. Patikrinkite reikalavimus iš anksto.
Vertimas užsakomas prieš apostilę. Kaip aprašyta aukščiau – tai dažniausia klaida, lemianti pakartotines išlaidas.
Nežinoma, ar šalis reikalauja apostilės. Su dalimi šalių Lietuva turi dvišalius susitarimus – ten apostilė nereikalinga. Su šalimis, nepasirašiusiomis Hagos konvencijos, apostilė taip pat neveikia – reikalinga kita legalizavimo procedūra per konsulatą.
Kada apostilės nepakanka: konsulinė legalizacija
Hagos konvencija taikoma ne visoms pasaulio šalims. Jei dokumentas reikalingas šalyje, kuri nėra konvencijos narė – pavyzdžiui, kai kuriose Azijos, Afrikos ar Artimųjų Rytų valstybėse – apostilė jo nepatvirtins.
Tokiu atveju reikia konsulinės legalizacijos: ilgesnės ir brangesnės procedūros, apimančios Lietuvos užsienio reikalų ministerijos ir atitinkamos šalies konsulato patvirtinimus. Kartu su vertimo paslaugomis ši procedūra gali užtrukti kelias savaites.
Prieš pradėdami bet kokią dokumentų legalizavimo procedūrą, pasitikrinkite konkrečios šalies reikalavimus – arba pasitarkite su vertimo agentūra, kuri su tokiais atvejais dirba reguliariai.
